Eine Pressemappe, die im Pressezentrum der Messe für die anwesenden Journalisten hinterlegt wird, gehört inzwischen zum Standard. Allerdings gibt es immer noch zahlreiche Unternehmen, die die Chance nicht nutzen, die Firma und ihre Produkte diesen wichtigen Multiplikatoren näher zu bringen. Entweder wird gar keine Pressemappe bereitgestellt oder das Pressefach wird mit einem Sammelsurium an Produktblättern und Broschüren aus der Marketingabteilung bestückt.

Die meisten Redaktionen sind heute allerdings so unterbesetzt, das kaum ein Redakteur die Zeit hat, sich Informationen mühselig aus den Werbeversprechungen der Produktunterlagen abzuleiten.

Statt dessen wünschen sich Redakteure Informationen, die bereits journalistisch aufbereitet sind. Und dabei ist weniger oft mehr. Beschränken Sie das Angebot der Pressemappe auf wenige Texte, die darstellen, was wirklich neu und wirklich wichtig ist.

Das sollte nicht fehlen

Ergänzen Sie diese Textauswahl um ein kurzes Unternehmensprofil, so dass der Journalist in wenigen Minuten erkennen kann, was das Kerngeschäft Ihres Unternehmens ist und welches Gewicht Sie in der Branche haben (Mitarbeiterzahlen, Niederlassungen, Umsatz, Referenzkunden). Fügen Sie außerdem ein Kontaktformular bei, mit dem der Journalist per Fax weitere Informationen zu Ihren wichtigsten Produkten anfordern kann.

Als erste Seite sollten Sie ein kurzes Begrüßungsanschreiben in die Mappe legen, in dem Sie die Nummer Ihres Messestands sowie Namen und Handynummer Ihres Presseansprechpartners auf der Messe nennen. Außerdem sollten Sie eine stichwortartige Übersicht über den Inhalt der Mappe geben.

Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Dokumente der Pressemappe zusätzlich im Internet zum Download bereitstellen. Die Redakteure haben so die Möglichkeit die Texte in ihr Redaktionssystem zu kopieren und auf diese Weise zeitsparend weiterzubearbeiten.

Analog oder digital?

In den letzten zwei, drei Jahren hat die Bereitschaft der Journalisten, Trolley-weise Pressemappen über das Messegelände zu transportieren spürbar nachgelassen. Immer mehr Unternehmen gehen deshalb dazu über, die Dokumente der Pressemappe auch auf einer CD anzubieten. So hat der Redakteur die Wahl, ob er die gesamte Mappe mitnimmt oder lediglich die CD.

Vereinzelt habe ich auch schon gesehen, dass die Pressemappe ausschließlich als DVD angeboten wird. Eine aus meiner Sicht sehr elegante Lösung, da man die DVD-Hülle dazu nutzen kann, einen Überblick über die Dokumente zu geben (Textart und Überschrift). Auch die Handynummer des Presseansprechpartners und die Standnummer finden auf der Rückseite der DVD-Hülle ausreichend Platz.

Wichtige Inhalte im Überblick

1. Begrüßungsanschreiben
2. Rückschau auf die Messe (welches Produkt wurde vorgestellt etc.) oder: was waren in den vergangenen Monaten die wichtigsten Ereignisse im Unternehmen (nur wenn es wichtige Veränderungen gab)
3. Kurzinterview mit dem Geschäftsführer oder einer anderen hochrangigen Persönlichkeit des Unternehmens mit zitierfähigen Statements zur Messe und zu wichtigen Themen der Branche.
4. Wenn vorhanden: Ein aktueller Bericht über eine Anwendung Ihres Produkts/Ihrer Dienstleistung.
   Unternehmensprofil
5. Kontaktformular

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