Das Verfassen einer ansprechenden Messeeinladung bereitet vielen Ausstellern Kopfzerbrechen. Häufig wird letztendlich auf Musterbriefe aus dem Internet zurückgegriffen. Diese eignen sich letztendlich jedoch bestenfalls, um Geschäftspartner und Bestandskunden einzuladen, die Ihr Unternehmen bereits kennen und die Ihnen vertrauen.

Das Ziel, auf der Messe möglichst viele neue Kontakte zu knüpfen, lässt sich mit solchen Musterbriefen nicht erreichen. Versetzen Sie sich einmal in die Lage des Empfängers, der in den Wochen vor der Messe vielleicht ein Dutzend Einladungen erhält und entscheiden muss, welche dieser Angebote er während seines (zeitlich begrenzten) Messeaufenthalts wahrnimmt.

“Was bringt mir das?” wird er sich, platt gesagt, bei jedem einzelnen Schreiben fragen und es unter diesem Gesichtspunkt wenige Sekunden lang überfliegen. Ist für ihn auf den ersten Blick kein Nutzen erkennbar oder ist – im schlimmsten Fall – nicht einmal klar ersichtlich, welche für ihn relevanten Leistungen/Produkte Ihr Unternehmen eigentlich anbietet, haben Sie schon verloren. Ihre Einladung wandert in den Papierkorb.

Handlungsempfehlungen

Nachfolgend habe ich für Sie einige Hinweise für das Verfassen eines erfolgreichen Einladungsschreibens zusammengestellt:

• Nutzen Sie den Betreff und das PS, um den Nutzen Ihres Produkts/Ihrer Leistung für den Empfänger auf den Punkt zu bringen.
• Markieren Sie weitere wichtige Argumente im Fließtext fett.
• Formulieren Sie im ersten Absatz des Anschreibens ein typisches Problem des Empfängers und wie Ihr Unternehmen/Ihr Produkt dieses Problem löst.
• Versenden Sie möglichst nur personalisierte Anschreiben.
• Fügen Sie ein Antwortelement (bspw. Fax-Antwort) ein, das eine schnelle und einfache Terminvereinbarung ermöglicht.

Diese nutzwertige Ausrichtung der Messeeinladung hat zwar den Vorteil, dass sie deutlich höhere Response-Raten bringt, sie hat aber auch einen kleinen Nachteil: Sie können in der Regel nicht ein und dasselbe Anschreiben für alle Empfängergruppen verwenden. Nehmen wir an, ein Software-Anbieter hat sowohl Adressen von Industrie-Unternehmen (potentielle Kunden) als auch Adressen von Werksplanern (potentielle Kooperationspartner) gekauft/gemietet/gesammelt. Damit für beide Empfängergruppen auf den ersten Blick der Nutzen Ihres Angebots deutlich wird, müssen sich zumindest Betreff, PS und der erste Absatz deutlich voneinander unterscheiden: Für den potenziellen Kunden steht vielleicht ein technisches Leistungsmerkmal im Vordergrund, für den Werksplaner könnte es wichtiger sein, dass er die Software eigenständig konfigurieren und die Implementierung im laufenden Betrieb durchführen kann.

Aktionsangebot im Januar 2010

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Zusatzhinweise für den Versand der Einladung per E-Mail

Messeeinladungen sollten möglichst per Post versendet werden, da Briefe vom Empfänger als wertiger erachtet werden als E-Mails. Sollten Sie sich jedoch entschließen, Ihre Messeeinladung per E-Mail zu versenden gibt es einige weitere Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten:

1. Richten Sie das E-Mail-Konto, von dem aus der Versand erfolgt, so ein, dass als Absender Ihr Firmenname und der Name einer Person angezeigt werden. Im Idealfall ist das die Person, die nach dem Versand auch für die Terminvereinbarung zuständig ist.
2. Nennen Sie im Betreff den Namen der Messe und das wichtigste Nutzenargument. Beispiel:
   Absender: “XTec GmbH, Martin Müller” Betreff: “LogiMAT-Einladung – Lagerverwaltungssystem verkürzt Kommissionierung um 35%”
3. Wichtig ist, dass Ihre E-Mail auf den Empfänger nicht wirkt wie SPAM!